Em nossos posts mais recentes, temos dado destaque às tecnologias fiscais implantadas para modernizar o processo de emissão de Notas. Já falamos sobre quais setores tem a obrigação de emití-las.
As características da Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e) também já foram apresentadas em um texto anterior. Hoje, porém chegou a vez de abordarmos a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e). Aproveite para tirar todas as suas dúvidas sobre esse documento!
O que é a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)?
A própria denominação da NFS-e fornece um forte indicio de quando a sua utilização é recomendada. Este documento deve ser emitido todas as vezes em que uma empresa presta serviço ao seu cliente.
É válida a ressalva de que não importa se o serviço é prestado presencialmente ou a distância, fazendo uso das diversas tecnologias. Assim, a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica pode ser emitida por academias, hotéis e uma gama de outros estabelecimentos.
Em um contexto mais amplo, a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) também adquire o status de um recibo. Para efeitos legais, esse é um documento válido nos campos fiscal e jurídico.
Quais são as empresas que devem emitir a NFS-e?
Agora que nós já explicamos quais são as principais características da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica, vamos detalhar quais são os segmentos que estão obrigados a emiti-la.
Como já dissemos, estão incluídas nesse grupo todas as empresas que prestam algum tipo de serviço. Esse critério se sobrepõe a qualquer outra especificidade, tais como ramo do negócio, porte da empresa ou regime tributário.
Em outras palavras, essa é uma obrigação que vale para Empresas de Pequeno Porte. Microempresas, que tenham optado pelo Simples Nacional, Lucro Real ou Presumido. Em casos específicos, até mesmo pessoas físicas devem emitir o documento.
Nesse contexto, podemos incluir hotéis, academias, petshops, clínicas médicas, veterinárias e instituições de ensino (escolas, faculdades e cursinhos preparatórios), entre muitos outros.
A obrigação de emitir a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica também se estende às empresas que atuam no ambiente virtual. São os casos, por exemplo, de quem comercializa Sistemas e Softwares, como a Sotech que comercializa Soluções em Pagamentos(a exemplo do TEF) e Software de Conciliação de Cartões, assim como toda instituição que oferece cursos, treinamentos, palestras e eventos online de uma maneira geral.
Por que emitir a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica?
Neste tópico, nós vamos listar algumas das vantagens proporcionadas pela emissão da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica. Muito além de uma obrigação legal, entenda por que é tão vantajoso incorporar essa prática ao seu negócio.
Em primeiro lugar, cabe destacar a elevação do nível de segurança das transações. A isto, acrescenta-se o fato de que a emissão automática tende a acarretar na queda do índice de erros, mais suscetíveis por conta da repetição exaustiva de procedimentos.
Como consequência disso, também é possível que as equipes sejam retribuídas, priorizando as tarefas nas quais a intervenção humana é realmente importante. O setor dedicado ao controle de notas poderá, então, ficar mais enxuto.
Do ponto de vista econômico, é importante considerar a economia que será obtida com a redução da compra de papel. Como não há a necessidade de arquivar versões impressas, as empresas podem otimizar o aproveitamento de seus espaços físicos.
Por último, destaca-se a possibilidade de integração entre diferentes tecnologias, como o seu software de gestão de caixa e o programa para emissão de notas, por exemplo. Além disso, esses sistemas costumam oferecer relatórios, que são bastante úteis para avaliação do desempenho do seu negócio.
Como emitir Nota Fiscal de Serviços Eletrônica?
A responsabilidade por realizar a emissão da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica é do município, ou seja, a coordenação é realizada pela Secretaria da Fazenda de cada cidade.
Como não existe um procedimento padrão, cada cidade dispõe de plena autonomia para estruturar o processo e estabelecer seus próprios critérios de validação. Geralmente, é exigida a autenticação por meio de um certificado digital, e o acesso é realizado por meio de um login e senha. Mas é conveniente salientar que essas exigências podem variar conforme cada município.
As taxas também podem apresentar oscilações de acordo com a legislação local. O critério-base para fixá-las, via de regra, é a diferença entre o valor do serviço e o total das deduções previstas na legislação.
Por que é tão importante se familiarizar com alguns termos?
Por último, é importante que você se familiarize com alguns conceitos relacionados ao processo de emissão de Nota Fiscal de Serviços Eletrônicas. O primeiro deles é o certificado digital, uma assinatura eletrônica que assegura a autenticidade da transação.
O contribuinte pode optar por alguns dos modelos disponíveis no mercado: no tipo 1, um arquivo é instalado no computador ou no software emissor de notas e deve ser renovado a cada ano. O modelo 3, por sua vez, é um dispositivo análogo a um pendrive, que precisa estar interligado ao seu computador,
Também é importante conhecer a utilidade do Recibo Provisório de Serviços (RPS), um documento que as empresas podem emitir em situações de emergência, quando, por alguma razão, estão impossibilitadas de fornecer a NFS-e.
Por outro lado, é preciso esclarecer que não se trata de uma substituição, mas de uma alternativa. Mesmo porque as prefeituras estabelecem um prazo previsto para a conversão do RPS em NFS-e.
Perto do fim, nós lembramos que a extensão XML é o formato-padrão de uma Nota Fiscal de Serviços Eletrônica. Também é possível criar uma versão em PDF. A impressão não é obrigatória, mas recomenda-se que a versão digital seja guardada por um período mínimo de cinco anos.
Em caso de descumprimento da legislação, a empresa pode sofrer diferentes tipos de sanções e penalidades, com destaque para a aplicação de multas, sobre as quais incidem juros. Comprovada a sonegação de impostos, os responsáveis pela empresa podem ser condenados ao regime de prisão.
Com esse texto, nós esperamos ter sanado todas as suas dúvidas sobre a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e). Você também pode ler um de nossos últimos textos sobre a Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e). Até a próxima!