A incorporação da tecnologia aos procedimentos fiscais é um processo irreversível, que visa aumentar a segurança e, ao mesmo tempo, dar mais agilidade aos processos.
Em meio a várias mudanças – algumas transições são espontâneas, enquanto outras obedecem a uma imposição legal – é natural que surjam muitas dúvidas. A obrigatoriedade da emissão de nota fiscal eletrônica é um dos temas que mais geram controvérsia.
Pensando nisso, nós vamos esclarecer as principais dúvidas neste post. Continue a leitura para entender quais são as empresas que devem emitir a Nota Fiscal Eletrônica.
Entenda o que é a Nota Fiscal Eletrônica
A Nota Fiscal Eletrônica foi criada com o propósito de tornar mais ágil o processo de emissão de Notas Fiscais. A principal característica desse modelo de documento é que ele é integralmente digital.
Em termos práticos, isso significa que não há mais necessidade de arquivar uma versão impressa do documento, contribuindo para a redução do consumo de papel e desobrigando as empresas a manterem um estoque de notas antigas.
Além disso, a Nota Fiscal Eletrônica permite que as empresas economizem tempo, já que não precisarão mais digitar ou conferir os dados manualmente. É possível, inclusive, importar os dados de arquivos externos (que costumam ter a extensão XML).
Como uma vantagem adicional, podemos incluir o fato de que as informações permanecem disponíveis para consulta no site da Receita por um período de até 180 dias, mediante a utilização de uma chave de acesso.
Mesmo com tamanha praticidade, ainda existem empresas que utilizam o modelo manual. Por outro lado, a emissão da Nota Fiscal Eletrônica já é obrigatória para alguns segmentos. Nós vamos explicar quais são eles em um dos nossos próximos tópicos.
Conheça os principais tipos de Nota Fiscal Eletrônica
Antes de falarmos sobre a obrigatoriedade da emissão, é importante esclarecer que existem tipos diferentes de Nota Fiscal Eletrônica, que são adequados aos ramos de atividade que a empresa atua.
Além disso, há a Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-E), documento fiscal emitido para o consumidor final em operações do varejo. Ela substitui outros documentos, dentre os quais podemos incluir o cupom fiscal. Também é emitida quando o consumidor adquire um produto físico em uma loja virtual, como Submarino ou Americanas.
A Nota Fiscal de Serviços, por sua vez, deve ser emitida por empresas prestadoras de serviços, como academias ou hotéis. O documento também deve ser emitido por quem comercializa produtos virtuais, como conteúdos em vídeos, cursos online ou e-books.
Entenda os critérios para a obrigatoriedade da Nota Fiscal Eletrônica
O processo de implantação da Nota Fiscal Eletrônica está sendo executado de maneira gradual, o que abre uma brecha para que alguns empresários ainda utilizem o modelo manual. Alguns segmentos, porém, já estão obrigados a utilizar as novas tecnologias fiscais.
Deste grupo, fazem parte os Microempreendedores Individuais (MEIs), que precisam realizar a emissão da Nota Fiscal Eletrônica apenas quando fizerem negócios com empresas portadoras de CNPJ, ou seja, pessoas jurídicas.
Além disso, ressalta-se a obrigatoriedade para microempresas e empresas de pequeno porte, organizações que fizeram a opção pelo Regime do Simples Nacional, além de qualquer empresa que pratique a comercialização de produtos ou serviços.
Para os próximos anos, porém, a tendência é a de que emissão de Nota Fiscal Eletrônica se torne obrigatória para todas as empresas. Em caso de qualquer dúvida, é recomendável que você procure uma assessoria contábil, já que as regras podem variar de estado para estado.
O passo a passo para emitir Nota Fiscal Eletrônica
O próximo tópico deste texto tem por objetivo explicar que providências você deve tomar para conseguir realizar a emissão de Nota Fiscal Eletrônica. O primeiro passo é identificar qual é o tipo de Nota que a sua empresa deve emitir (volte um pouco no texto para entender as características de cada uma delas).
Em seguida, é preciso levantar informações sobre o cadastro fiscal de sua empresa. Novamente, é válida a consulta a um contador de sua confiança para obter informações precisas sobre a sua situação, de modo a garantir que todos os procedimentos executados pela sua empresa estejam dentro da lei.
O profissional contábil pode orientar ainda sobre os procedimentos para a empresa confirmar o cadastro na Secretaria da Fazenda do Estado em que a organização atua. Para a emissão da Nota Fiscal de Serviços, via de regra, é preciso procurar o órgão responsável na sua cidade.
Paralelamente, você precisa adquirir um certificado digital, que é uma assinatura eletrônica da sua empresa. Essa exigência é uma prova documental de que, é a sua empresa, de fato, que está realizando a transação, ampliando assim os mecanismos de segurança.
Por último, é válido utilizar um software para emissão de Nota Fiscal Eletrônica. Existem diversas soluções disponíveis no mercado, inclusive gratuitas, como uma desenvolvida pelo Sebrae em parceria com o governo. Todavia, se o seu orçamento permite, vale investir em uma solução paga, que oferece mais funcionalidades.
Vale a pena se antecipar às novas tecnologias
Independente do estado ou do ramo de atuação da sua empresa, é desejável que você se empenhe em atender aos critérios para a emissão da nota fiscal eletrônica, mesmo que, por lei, você (ainda) possa escolher o modelo manual.
Por outro lado, a incorporação de algumas das tecnologias é um processo considerado irreversível. Basta ver, por exemplo, a obrigatoriedade do TEF pela SEFAZ de alguns estados brasileiros.
Por isso, o mais prudente é se antecipar às inovações, organizando um processo espontâneo de transição. É válido o lembrete que a implementação das tecnologias fiscais se encontra em diferentes estágios, já que a SEFAZ de cada estado dispõe de autonomia para estabelecer suas próprias regras.
Importante ressaltar que em caso de descumprimento, a empresa estará sujeita a uma série de penalidades, que incluem multas, que podem comprometer a sobrevivência financeira do seu negócio.
Entendeu o que você precisa fazer para realizar a emissão da Nota Fiscal Eletrônica? Até a próxima!