Qualquer que seja o segmento de mercado em que sua empresa atue, a aceitação de cartões de débito e crédito como forma de pagamento é uma medida estratégica para alavancar o volume de vendas e ampliar sua base de clientes.
Todavia, uma vez que as transações tenham sido realizadas, é preciso manter o controle sobre o fluxo de vendas. É justamente esse o objetivo da chamada conciliação de cartões, uma prática essencial no gerenciamento das finanças de um negócio.
Neste post, nós vamos explicar o conceito, para em seguida orientá-los sobre a o passo a passo para realizar esse procedimento e como ele pode minimizar a ocorrência de erros. Você também vai descobrir quais os benefícios da automação desse processo. Podemos começar?
Afinal de contas, o que é a conciliação de cartões?
Conciliação de cartões é o nome dado à prática de validar as operações realizadas com cartão de crédito e débito. Em outras palavras, isso quer dizer que você vai fazer a conferência se as informações que constam no seu registro de vendas condizem com os dados repassados pela operadora (e, o mais importante, se os créditos foram realmente efetuados na conta-corrente de sua empresa) – Conciliação são sempre 3 variáveis, o movimento de vendas, as informações dos recebíveis fornecidas pela adquirente, através de portal ou outro meio qualquer e o extrato bancário fornecido pelo banco, refletindo os créditos efetivados.
Nessa checagem, é preciso se atentar a alguns aspectos, como eventuais divergências nos valores pagos. Outro fator que merece atenção é o cumprimento dos prazos previstos em contrato e/ou acordo, bem como a concessão de descontos que tenham sido negociados sobre as taxas do serviço.
É aconselhável que essa prática seja realizada diariamente, visando identificar prontamente divergências, principalmente para empresas que trabalham com intenso volume de vendas com cartões, e com vendas parceladas, cujos controles precisam de maior atenção.
Quais os benefícios da conciliação de cartões?
Em um mercado caracterizado pela extrema concorrência, incorporar a conciliação de cartões a gestão de seu negócio ajuda a alavancar o seu potencial competitivo. Entenda como isso acontece!
Controle dos recebíveis
Ao realizar o processo de conciliação de cartões, as empresas conseguem mensurar os valores que tem direito a receber pelas operações, bem como o prazo limite para que o pagamento seja depositado na conta. Se desejar, o empresário pode pagar uma taxa para antecipar o recebimento.
De posse dessa informação, é possível fazer uma gestão mais consciente dos recursos, ajustando as metas ao orçamento disponível. Em outras palavras, você conseguirá projetar qual o momento ideal para realizar os investimentos que tanto planeja, pois saberá exatamente quando o dinheiro está disponível.
Respostas mais rápidas a fraudes
A popularização das vendas com cartão de crédito despertou o interesse de pessoas mal intencionadas, que usam indevidamente os dados dos clientes para cometer diversos tipos de fraudes. Para se ter uma ideia, entre janeiro e agosto, foram praticados 920 mil crimes dessa natureza no Brasil.
Sempre que é notificada sobre uma movimentação suspeita, o ideal é que a empresa dê um retorno rápido aos interessados. E, de fato, esse feedback pode ficar mais ágil se a conciliação de cartões for realizada diariamente. Os dados permitem encontrar a origem da irregularidade com maior precisão e impedir que novos atos ilícitos aconteçam.
Monitorar a cobrança de taxas
Outro benefício proporcionado pela conciliação de cartões é o acompanhamento preciso das taxas que incidem sobre as transações. Ao analisar a fatura do serviço, é relativamente comum que sejam encontradas divergências entre as taxas e os descontos negociados e os valores efetivamente cobrados.
Em casos como este, é válido consultar o teor das cláusulas contratuais e/ou acordos por escrito, antes de se decidir pela melhor providência a tomar. Negociar a concessão de descontos é uma estratégia especialmente válida para empresas de micro ou pequeno porte. Afinal de contas, a eficiência na gestão de recursos é um aspecto crucial para a sua sobrevivência.
Um aspecto importantíssimo da conciliação de cartões é o de permitir automatizar a geração de dados contábeis sobre os recebíveis de cartões permitindo-se identificar informações importantes como o NSU (Número de Sequencia Único) de cada transação, código de autorização dentre outras informações pertinentes para cada crédito efetuado na conta-corrente do estabelecimento comercial permitindo assim maior transparência e melhor governança do sistema financeiro da empresa.
Quais problemas podem ser detectados?
Entre os principais erros que podem ser detectados após uma conciliação de cartões está o percentual de compras canceladas. A desistência pode ocorrer por uma série de razões. Uma das mais comuns é quando o cliente suspeita que foi vítima de uma ação fraudulenta e não reconhece a compra.
Nesse contexto, não são raros os casos em que a empresa arca com o chamado chargeback, que é a responsabilidade pelo estorno do pagamento. A conciliação permite realizar uma triagem para detectar as principais motivações.
Outra situação que pode ser resolvida são as vendas em duplicidade, ou seja, há a constatação de que o consumidor é cobrado múltiplas vezes por uma mesma compra. Dessa maneira, a empresa demonstra a sua eficiência e aumenta os níveis de satisfação do cliente, que é reembolsado mais rapidamente.
Outro dos aspectos mais importantes da conciliação é a de permitir identificar de forma inequívoca créditos que não foram efetuados pelas administradoras de cartão por diversos motivos permitindo assim de imediato identificar as transações não recebidas e de posse de seus dados solicitar seu ressarcimento de forma ágil e imediata, uma vez que o sistema provê todos os detalhes técnicos das transações não pagas, ou até mesmo aquelas pagas em atraso.
Como fazer a conciliação de cartões?
A essa altura, você já se deu conta da importância de realizar a conciliação de cartões. E deve estar se questionando qual a melhor maneira de colocar essa estratégia em prática.
Para realizar esse processo de maneira manual, é necessário ter em mãos os relatórios detalhados de vendas, que especifiquem a modalidade de pagamentos e também o número de transações, e o arquivamento das chamadas filipetas (comprovantes impressos pelas maquinetas), extratos bancários e de pagamentos.
Outra ferramenta que pode ser útil é a utilização de uma planilha de controle online. Na internet, existem alguns modelos disponíveis para download gratuitamente. Todavia, é importante ressaltar que a opção pelo modelo manual requer comprometimento, disciplina e disponibilidade de tempo e de pessoal para a conferência, cujo resultado pode estar comprometido dependendo do profissional encarregado, tendo em vista o grau de dificuldade que é a conferência manual. Como já dito anteriormente, o ideal é que a conciliação de cartões seja feita diariamente para facilitar a gestão das informações.
Por que você deve automatizar a conciliação de cartões?
Todavia, há uma maneira bem mais prática e confiável de realizar a conciliação de cartões. A solução SIMATEF CONCILIA funciona com ou sem integração ao sistema ERP e confronta as diferentes informações para verificar se todas as vendas foram creditadas na sua conta bancária, especialmente as parceladas, e se as taxas praticadas são aquelas que estão previstas em contrato e/ou acordo.
Entre as várias vantagens do serviço está o acompanhamento das transações com cartão em tempo real, a significativa redução do tempo de conferência, a total redução de erros, além de fornecer uma projeção de recebimentos e dispor de diversos mecanismos antifraude.
Sua empresa pode também terceirizar a conferência das suas transações através da contratação da solução SIMATEF CONCILIA BPO.
Entendeu a importância de realizar a conciliação de cartões periodicamente? Continue acompanhando o nosso site para receber informações sobre as nossas soluções em primeira mão!