Quem acompanha o blog da SOTECH já observou que, em alguns de nossos textos, nós alertamos sobre a importância de realizar com frequência o processo de conciliação de cartões.
Trata-se, afinal de contas, da conferência de todos os pagamentos feitos com o chamado dinheiro de plástico. Esse é um processo que requer organização, comprometimento e disciplina, mas a boa notícia é que essa tarefa pode ser automatizada.
Hoje em dia, inclusive, já existem diversas soluções disponíveis no mercado. Mas, entre tantas opções, você sabe o que precisa levar em conta ao escolher um sistema para conciliação de cartões? Veja quais recursos e / ou funcionalidades vão ajudar a alavancar o potencial do seu negócio.
1. Solução com usabilidade otimizada
Dá-se o nome de usabilidade ao conceito que busca mensurar a experiência do usuário ao utilizar o produto. Nesse contexto, a interface do sistema deve ser projetada de modo que o usuário consiga realizar as tarefas de maneira rápida e eficiente.
Na prática, isso significa, por exemplo, que os botões de comando sejam facilmente localizáveis e que as informações sejam carregadas rapidamente. No caso de um sistema para conciliação de cartões, é importante que ele apresente versões para múltiplos dispositivos.
Entre elas, podemos destacar a necessidade de um aplicativo, para que o usuário possa ter acesso aos relatórios e demais informações remotamente, utilizando o seu dispositivo móvel conectado a internet.
Por outro lado, é preciso investir em um portal para expandir as possibilidades do usuário, agradando tanto aqueles que estão impossibilitados de acessar o dispositivo móvel ou então preferem trabalhar com a versão para desktop.
Igualmente importante é o empenho em facilitar o acesso do usuário as informações. Nesse contexto, algumas soluções enviam ao usuário e-mails periódicos. Esses alertas ajudam o gestor a ficar por dentro de todas as etapas do processo.
Em outras palavras, os desenvolvedores devem utilizar todas as possibilidades oferecidas pela tecnologia para simplificar o processo de conciliação. Afinal de contas, quando o sistema é muito burocrático, acaba diminuindo o interesse do usuário, o que gera um efeito contrário ao desejado.
2. Capacidade para trabalhar com múltiplos adquirentes
A eficiência de um sistema para conciliação de cartões também está atrelada ao número de adquirentes que a plataforma consegue processar. Esse tipo de solução precisa acompanhar uma tendência que é bastante comum no mercado e trabalhar com múltiplos adquirentes.
Em outras palavras, o ideal é escolher uma solução que não esteja vinculada a nenhum adquirente, trabalhando com um portfólio diversificado. Além disso, é importante que essa ferramenta também incorpore as empresas que atuam em nível regional, o que também impacta positivamente sobre o desempenho das vendas.
3. Compatibilidade com os diferentes métodos de captura
Da mesma maneira, um sistema de conciliação de cartões deve ser compatível com os diferentes métodos de captura que são praticados no mercado, como web, POS ou TEF.
Essa é uma característica importante, que vem ao encontro da necessidade de muitos estabelecimentos. Não é raro, inclusive, que eles utilizem mais de um método de captura ao mesmo tempo.
Assim, se a solução que você escolheu trabalha com um único meio de captura, ela já não será mais tão eficiente. Além de mais eficiência, a adaptação aos diferentes métodos de captura também é sinônimo de economia, já que apenas um investimento é necessário.
Para quem trabalha com máquinas POS, o sistema precisa possuir a função adicional de completar os arquivos enviados pela plataforma de gestão. Essa etapa ajuda a garantir a extrema precisão na hora de conciliar os cartões.
4. Garantia de um suporte eficiente
Existem diversas sistemas para a conciliação disponíveis no mercado e tão importante quanto as funcionalidades oferecidas pela plataforma é o serviço de suporte oferecido pelo desenvolvedor.
Preferencialmente, o processo de instalação, que deve ser o mais simplificado possível. Algumas empresas viabilizam que esse processo seja realizado de maneira remota.
Uma vez que a solução esteja em funcionamento, a assistência ao usuário precisa continuar, com tutoriais explicativos e equipe devidamente qualificada. Também é importante que a empresa disponibilize diversos canais de comunicação, como e-mail, chat online , Whatsapp ou central telefônica, para que as dúvidas e eventuais problemas sejam sanados o mais rápido possível.
5. Investimento em tecnologia
Para que o usuário desfrute de todos os benefícios oferecidos pelo sistema – monitoramento de créditos referentes a antecipações e parcelamentos, cancelamentos, contestações e estornos – a empresa desenvolvedora também precisa investir em tecnologia.
Na prática, é recomendável viabilizar o armazenamento das informações na nuvem, cujo acesso é assegurado mediante o uso de login e senha. Dessa maneira, além de permitir o acesso as informações remotamente, esse investimento também dispensa a utilização de um servidor local.
Da mesma maneira, é preciso investir em segurança da informação. Algumas ações práticas nesse sentido são a criptografia das transações e a utilização de um firewall, para detectar possíveis tentativas de invasão ao sistema, sem qualquer prejuízo ao sigilo de dados.
6. Integração com o sistema de gestão
Entre os principais benefícios oferecidos pelos sistemas para conciliação de cartões está a possibilidade de integração com o software utilizado para a gestão da empresa, seja ele um ERP, uma solução TEF ou uma POS.
Na prática, isso quer dizer que a transferência de informações de uma plataforma para outra acontece de maneira automática. Essa não interferência humana reforça a exatidão das informações e a confiabilidade dos dados. Apesar dos benefícios dessa integração, também é possível que o sistema de conciliação funcione separadamente, se o empresário assim desejar.
Além disso, é importante avaliar se o conciliador importa as informações da conta bancária do cliente para também conciliar com os extratos eletrônicos enviados pelas adquirentes e as informações do ERP e do TEF (se utilizar).
7. Custo x Benefício
Antes de encerrarmos esse texto, é importante esclarecer que muitas empresas – especialmente as pequenas e médias – insistem em fazer a conciliação de maneira manual por acreditar que a aquisição de um sistema automatizado demanda um investimento muito elevado, que não seria compatível com as possibilidades da empresa.
Na verdade, essa teoria se desmonta mediante uma simples análise de custos provocados pela conciliação manual. Esse é um processo que demanda tempo, o que pode comprometer a produtividade, além de exigir uma equipe numerosa – e qualificada. Fazendo as contas, o investimento se paga em pouco tempo com a economia. E você ainda ganha tempo!
Agora que você já sabe tudo o que é preciso antes de escolher um sistema para conciliação de cartões, conheça o SIMATEF Concilia. Até a próxima!